Steuerpflichtige müssen neue Protokollarten bei Betriebsprüfungen akzeptieren

Die Generaldirektion der staatlichen Steuerverwaltung (Agencia Estatal de Administración Tributaria - AEAT) hat eine neue Resolution vom 19. Oktober 2026 veröffentlicht, welche die Erstellung und Bearbeitung von Protokollen im Rahmen von Steuerprüfungen grundlegend neu regelt. Mit dieser Maßnahme verabschiedet sich die spanische Steuerbehörde von der strikten Verpflichtung, vordefinierte offizielle Formulare zu verwenden, und führt stattdessen flexiblere, technisch modernere Verfahren ein.

Was sich ändert

Die wesentliche Neuerung besteht darin, dass die AEAT nicht mehr an starre, vorgegebene Formularmodelle gebunden ist. Dies ermöglicht eine technisch präzisere Anpassung der Protokolle an den jeweiligen Sachverhalt. Gemäß der Resolution werden die Protokolle nun in drei spezifische Kategorien unterteilt (Primero):

• Protokolle der Konformität (Code A01): Diese werden erstellt, wenn der Steuerpflichtige sowohl den Sachverhalt als auch den von der Inspektion vorgeschlagenen Liquidationsvorschlag akzeptiert.
• Protokolle der Nichtkonformität (Code A02): Diese fallen an, wenn der Steuerpflichtige die Unterschrift verweigert, das Protokoll zwar unterzeichnet, aber dem Liquidationsvorschlag nicht zustimmt, oder wenn er zum vereinbarten Termin zur Unterzeichnung nicht erscheint.
• Protokolle mit Vereinbarung (Code A11): Dies ist ein entscheidendes Instrument für die Rechtssicherheit. Es wird genutzt, wenn die Steuerverwaltung rechtliche Unbestimmtheiten konkretisieren muss, Tatsachen zur korrekten Anwendung der Normen festgestellt werden müssen oder Schätzungen und Bewertungen von Daten erforderlich sind, die nicht mit absoluter Sicherheit quantifiziert werden können (Primero).

Zudem wird die technische Abwicklung digitalisiert. Die Protokolle werden über die IT-Systeme der AEAT erstellt und mittels elektronischer Signatur unterzeichnet. Dies umfasst auch die Möglichkeit der Fernteilnahme via Videokonferenz, sofern die Steuerpflichtigen zustimmen und eine bidirektionale Kommunikation gewährleistet ist (Segundo).

Kontext

Diese Resolution stellt einen bedeutenden Paradigmenwechsel in der spanischen Steuerverwaltung dar. Bisher war die Erstellung von Protokollen durch die Resolution vom 29. November 2007 geregelt, welche die Verwendung offizieller Modelle vorschrieb. Diese alte Regelung wurde jedoch obsolet, nachdem das allgemeine Reglement für die Tätigkeiten und Verfahren der Verwaltung und Inspektion der Steuern (Real Decreto 1065/2007) durch das Real Decreto 1070/2017 geändert wurde. Durch die Streichung des Artikels 176.4 des Reglements entfiel die Pflicht zur Nutzung offizieller Modelle, was den Weg für die vorliegende Resolution ebnete. Damit wird die administrative Flexibilität erhöht und die Integration moderner digitaler Signaturverfahren ermöglicht, was die Effizienz der Steuerprüfungsprozesse steigert.

Wer ist betroffen und wie

Die Auswirkungen betreffen alle Akteure, die Gegenstand einer Steuerprüfung durch die AEAT werden. Dies umfasst insbesondere:

• Unternehmen (KMU und Großunternehmen): Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Protokollierung technischer und komplexerer Sachverhalte (wie etwa bei der tax due diligence spain) präziser erfolgen kann. Die Möglichkeit der Vereinbarung (A11) bietet eine Chance, rechtliche Grauzonen während der Prüfung zu klären, anstatt sie einem späteren Rechtsstreit zu überlassen.
• Selbstständige (Autónomos): Auch für Einzelunternehmer ändert sich das Verfahren. Sie müssen sich darauf einstellen, dass Prüfungen verstärkt digital und via Videokonferenz stattfinden können. Eine Nichterscheinung zum Termin zur Protokollierung führt unmittelbar zur Einstufung als Nichtkonformität (A02).
• Nichtansässige und Steuerpflichtige mit komplexen Strukturen: Die neue Flexibilität der Protokolle erlaubt eine detailliertere Erfassung von Sachverhalten, die über einfache Umsatzsteuer- oder Körperschaftsteuerfragen hinausgehen.

Was zu tun ist und wann

Da diese Resolution die Verfahrensabläufe der Steuerbehörde und nicht die Steuerpflichten der Bürger selbst ändert, entstehen keine neuen Fristen für die Abgabe von Steuererklärungen. Dennoch ergeben sich aus der neuen Regelung klare Handlungsempfehlungen für den Fall einer laufenden oder angekündigten Inspektion:

• Bei Einigung: Wenn der Liquidationsvorschlag der Inspektion korrekt ist, sollte das Protokoll der Konformität (A01) unterzeichnet werden, um den Prozess abzuschließen.
• Bei Unklarheiten: Sollten rechtliche Begriffe oder Bewertungen unklar sein, sollte das Ziel auf ein Protokoll mit Vereinbarung (A11) gemäß Art. 155 des Ley General Tributaria ausgerichtet werden, um eine fundierte Basis für die Festsetzung zu schaffen.
• Bei Terminen: Es ist zwingend erforderlich, zu den von der AEAT gesetzten Terminen zur Protokollierung zu erscheinen. Eine Nichterscheinung führt dazu, dass das Protokoll als Nichtkonformität (A02) behandelt wird, was die Verteidigungsposition in einem späteren Verfahren erschweren kann (Quinto).
• Zustellung beachten: Falls Sie sich weigern, ein Protokoll zu unterzeichnen, wird dieses dennoch gemäß den Bestimmungen der Generellen Steuergesetzgebung (Ley General Tributaria) als zugestellt betrachtet (Quinto).

Im Falle einer Prüfung empfiehlt es sich, die Situation individuell mit den Experten von BMC zu bewerten, um die richtige Strategie bei der Unterzeichnung der Protokolle zu wählen.