Bevollmächtigte können Vollmachten nun per elektronischem Formular akzeptieren

Mit der Resolution vom 12. Oktober 2026 der Staatssekretärin für den öffentlichen Dienst wird das Verfahren zur Registrierung von Vollmachten im Elektronischen Bevollmächtigungsregister der Allgemeinen Staatsverwaltung (REA-AGE) grundlegend modernisiert. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die bürokratischen Hürden für die Anerkennung von Vertretungsrechten gegenüber spanischen Behörden zu senken und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.

Was sich ändert

Die wesentliche Änderung betrifft die Art und Weise, wie eine Vollmacht im REA-AGE wirksam wird. Bisher mussten bevollmächtigte Personen häufig notarielle Urkunden vorlegen, deren Inhalt nicht standardisiert war. Dies erforderte eine zeitintensive rechtliche Prüfung (sogenanntes Basteo) durch die zuständigen Rechtsdienste der Verwaltung gemäß Art. 6.3 der Ordnung PCM/1384/2021, was die Inkraftsetzung der Vollmacht verzögerte.

Durch die Aktualisierung des Modells des Anhangs IV der Ordnung PCM/1384/2021 wird nun ein standardisiertes elektronisches Formular eingeführt. Gemäß Art. Primero der Resolution kann die Annahme der Vollmacht nun sowohl durch die bevollmächtigte Person als auch durch den Vollmachtgeber (die Person, die die Vollmacht erteilt) erfolgen. Wenn die bevollmächtigte Person das Formular ausfüllt, dient dieses Dokument als privates Dokument mit elektronischer Signatur im Sinne von Art. 4.4 der Ordnung PCM/1384/2021. Da der Inhalt des Formulars fest vorgegeben ist und den Anforderungen des Art. 3 der Ordnung entspricht, entfällt die Notwendigkeit einer individuellen rechtlichen Prüfung der Vollmacht, was den Prozess erheblich beschleunigt.

Kontext

Das REA-AGE wurde durch den Königlichen Erlass 203/2021 vom 30. März reguliert, wobei Art. 33 dieses Erlasses die Grundlage für das Register bildet. Die operative Ausgestaltung erfolgt über die Ordnung PCM/1384/2021 vom 9. Dezember. Die vorliegende Resolution aktualisiert spezifisch den Anhang IV dieser Ordnung, um auf die praktischen Erfahrungen aus der Verwaltung des Registers zu reagieren. Das Hauptproblem bisher war, dass nicht standardisierte Vollmachten eine hohe administrative Last für die Behörden darstellten. Die Neuregelung integriert die Prüfung der Rechtsgültigkeit direkt in das digitale Modell, wodurch die Prinzipien der Einfachheit und Effizienz gemäß Art. 3.1 des Gesetzes 40/2015 (Regime Jurídico del Sector Público) gestärkt werden.

Wer ist betroffen und wie

Privatpersonen: Personen, die eine Vertretung für Behördengänge gegenüber der spanischen Staatsverwaltung benötigen, profitieren von einer schnelleren Registrierung. Anstatt teure und zeitaufwendige notarielle Dokumente zu erstellen, können sie die Vollmacht über das standardisierte Formular in der Anwendung Apodera legitimieren.

Unternehmen (KMU): Für kleine und mittlere Unternehmen, die Mitarbeiter oder externe Dienstleister bevollmächtigen, um gegenüber der Verwaltung zu agieren, bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis. Die digitale Abwicklung reduziert die Kosten für die Beglaubigung von Dokumenten und ermöglicht eine sofortige Handlungsfähigkeit der Bevollmächtigten.

Selbstständige und Berater: Professionelle, die im Namen ihrer Mandanten gegenüber der Verwaltung auftreten, können den Prozess der Vollmachtübertragung nun wesentlich agiler gestalten. Die Nutzung des elektronischen Formulars minimiert das Risiko von Verzögerungen durch die Rechtsabteilungen der Behörden.

Nicht-ansässige Personen: Personen, die keinen ständigen Wohnsitz in Spanien haben, aber geschäftliche oder private Angelegenheiten mit der spanischen Verwaltung regeln müssen, finden durch diesen digitalen Weg eine barriereärmere Methode, ihre Vertretung rechtssicher zu hinterlegen.

Was zu tun ist und wann

Diese Resolution legt keine neuen Pflichten für Unternehmen oder Privatpersonen fest, sondern bietet eine neue, effizientere Option zur Erfüllung bestehender Anforderungen an die Vertretung. Die Neuregelung tritt am 22. Oktober 2026 in Kraft (einen Tag nach der Veröffentlichung im BOE gemäß Art. Cuarto).

Wenn Sie eine Vollmacht im REA-AGE registrieren möchten, sollten Sie:

• Die Anwendung Apodera nutzen, um das neue elektronische Formular basierend auf dem aktualisierten Anhang IV zu verwenden.
• Sicherstellen, dass sowohl die bevollmächtigte Person als auch der Vollmachtgeber über eine gültige elektronische Signatur verfügen, die den Anforderungen der Ley 39/2015 entspricht.
• Bei Bedarf die Möglichkeit der persönlichen Vorsprache in einer staatlichen Registrierungsstelle (Oficina de Asistencia en Materia de Registros) nutzen, um die elektronische Signatur durch einen Beamten bestätigen zu lassen.

Für eine detaillierte Prüfung Ihrer spezifischen Vertretungssituation empfehlen wir die Konsultation der entsprechenden Fachabteilung von BMC.