Se pueden imprimir facturas electrónicas para su conservación siempre que se garantice su integridad y contenido original

SECRETARÍA DE ESTADO DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTOS Consultas Vinculantes Documento 1 de 1 Documento seleccionado Nº de consulta V1470-26 Órgano SG de Impuestos sobre el Consumo Fecha salida 11/06/2026 Normativa Ley 37/1992 art. 99 Real Decreto 1619/2012 Descripción de hechos La consultante recibe facturas electrónicas que incluyen imágenes, gráficos y otra información. Antes de imprimir las facturas, les quita dichas imágenes y gráficos para reducir costes. Cuestión planteada Quiere conocer si la factura que imprime eliminando datos es correcta a efectos de permitir la deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido y si debe conservar la factura en formato electrónico, como la recibió. Contestación completa 1.- El artículo 97 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29 de diciembre) regula los requisitos formales del derecho a deducir de los empresarios o profesionales, indicando lo siguiente: “ Uno. Sólo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho. A estos efectos, únicamente se considerarán documentos justificativos del derecho a la deducción: 1.º La factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio o, en su nombre y por su cuenta, por su cliente o por un tercero, siempre que, para cualquiera de estos casos, se cumplan los requisitos que se establezcan reglamentariamente. (…) Dos. Los documentos anteriores que no cumplan todos y cada uno de los requisitos establecidos legal y reglamentariamente no justificarán el derecho a la deducción, salvo que se produzca la correspondiente rectificación de los mismos. El derecho a la deducción de las cuotas cuyo ejercicio se justifique mediante un documento rectificativo sólo podrá efectuarse en el período impositivo en el que el empresario o profesional reciba dicho documento o en los siguientes, siempre que no haya transcurrido el plazo al que hace referencia el artículo 100 de esta Ley, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado dos del artículo 114 de la misma.”. Por su parte, el artículo 164.Uno, número 3º, de la Ley 37/1992 establece que “Los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a: 3º. Expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente.”. Por su parte, el apartado dos de este mismo artículo dispone que: “Dos. (…) La factura, en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Reglamentariamente se determinarán los requisitos a los que deba ajustarse la expedición, remisión y conservación de facturas”. El desarrollo reglamentario de las obligaciones de facturación se efectúa por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE del 1 de diciembre) (en adelante Reglamento de facturación), cuyo artículo 1 establece que: “Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.”. 2.- A la expedición en formato electrónico de la factura, así como a la garantía de su autenticidad e integridad hacen referencia los artículos 8, 9 y 10 del Reglamento de facturación. El artículo 8 regula los medios de expedición de las facturas y dispone lo siguiente: “1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. 2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura. La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado. 3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. (…)”. Por su parte, el artículo 9 se refiere a la factura electrónica y dispone lo siguiente: “Artículo 9. Factura electrónica. 1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. 2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. Respecto a la autenticidad e integridad de la factura electrónica, conforme al artículo 10 del Reglamento de facturación: “Artículo 10. Autenticidad e integridad de la factura electrónica. 1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8. En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas: a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva. b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos. c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. Por tanto, como reiteradamente ha manifestado este Centro directivo, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por el destinatario, aunque sean posteriormente digitalizadas por el mismo para su conservación. Además, la factura electrónica no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en papel como reiteradamente ha establecido este Centro Directivo (por todas, en la contestación dada a la consulta vinculante de 21 de octubre del 2015 y número V3213-15). 3.- Respecto de la conservación de las facturas y otros documentos, el artículo 165 de la Ley 37/1992 establece lo siguiente: “Uno. Las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo. Cuando los documentos a que se refiere el párrafo anterior se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado o satisfecho cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes. Reglamentariamente se establecerán los requisitos para el cumplimiento de las obligaciones que establece este apartado. Dos. Reglamentariamente podrán establecerse fórmulas alternativas para el cumplimiento de las obligaciones de facturación y de conservación de los documentos a que se refiere el apartado dos anterior con el fin de impedir perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales. Tres. Cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos los documentos a que se refiere el apartado uno de este artículo, se deberá garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a los mismos como su carga remota y utilización. La anterior obligación será independiente del lugar de conservación.”. A estos efectos, el artículo 19 del Reglamento de facturación señala que: “1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos: a) Las facturas recibidas. b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2. c) Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto. d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. e) Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones. (…) 2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este Reglamento. (…).”. Adicionalmente, el artículo 20 del Reglamento de facturación dispone que: “1. Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se hace referencia en el artículo 19, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada 2. En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.”. Además, la regulación relativa a la conservación de las facturas se completa con lo previsto en mismo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación en sus artículos 21, en relación con la conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos, en el artículo 22, en relación con el lugar de conservación, y en el artículo 23, en relación con el acceso de la Administración tributaria a las facturas y otros documentos. De la regulación anterior cabe concluir que la conservación de las facturas por parte de la consultante debe efectuarse, sea cual sea el medio escogido para ello, de forma que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8 del Reglamento, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora. Si el medio elegido para la conservación de las facturas fuera el electrónico, deberían tenerse en cuenta los requisitos adicionales contenidos en los artículos 21 y 23 del Reglamento. En cualquier caso, y en relación con la cuestión planteada, la conservación y garantía de las facturas electrónicas recibidas por la consultante de sus proveedores no tiene que realizarse necesariamente en formato electrónico, correspondiendo a cada sujeto pasivo determinar el formato en que van a conservarse siempre que pueda garantizarse la autenticidad del origen y la integridad del contenido en los términos señalados. Por tanto, las facturas electrónicas recibidas por la consultante podrán ser impresas en papel para su conservación en este formato siempre y cuando el obligado a su conservación pueda garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad y teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 19.2 del Reglamento de facturación las facturas deben conservarse con su contenido original. A este respecto, debe señalarse que el artículo 8.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación es trasposición del artículo 233.1 de la Directiva 2006/112/CE que establece: “1. Se garantizará la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura, ya sea en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de la factura. Cada sujeto pasivo determinará el modo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas. Podrá realizarse mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios. Se entenderá por «autenticidad del origen» la garantía de la identidad del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios o del emisor de la factura. Se entenderá por «integridad del contenido» que el contenido requerido con arreglo a lo dispuesto en la presente Directiva no ha sido modificado.”. A este respecto, la Comisión Europea, en sus Notas Explicativas de las normas de facturación del Impuesto sobre el Valor Añadido, realiza las siguientes observaciones: “Tanto el proveedor de los bienes o el prestador de los servicios como el destinatario podrán elegir libremente el modo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas. El derecho de elección no deberá ser restringido por los Estados miembros. En caso de que los Estados miembros ofrezcan orientaciones, deberá especificarse que éstas solo se ofrecen a título orientativo y que no restringen el derecho de elección del sujeto pasivo. El hecho de que en la Directiva 2010/45/UE se citen tres ejemplos de procedimientos o tecnologías (controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable, sistemas avanzados de firma electrónica y EDI) no debe ser óbice para el uso de otras tecnologías o procedimientos, siempre y cuando cumplan las condiciones de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas.”. Las mismas Notas explicativas, respecto de la integridad del contenido disponen: “El requisito de que el contenido de la factura no haya sido modificado (integridad del contenido) no afecta al formato de la factura electrónica. Siempre y cuando el contenido de la factura requerido en virtud de la Directiva sobre el IVA no haya sido modificado, el formato en el que se presente dicho contenido podrá ser convertido a otros formatos. De este modo, el destinatario o el proveedor de servicios que actúe por su cuenta podrá convertir los datos electrónicos o presentarlos de manera diferente con el fin de adaptarlos a su propio sistema de TI o a los cambios tecnológicos que puedan producirse a lo largo del tiempo. Si el sujeto pasivo ha decidido cumplir el requisito de integridad del contenido mediante el uso de una firma electrónica avanzada, la conversión de un formato a otro debe quedar registrada en una pista de auditoría. Incluso si los Estados miembros deciden exigir, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 247, apartado 2, que la factura se conserve en la forma original, ya sea en papel o electrónica, el formato de la factura se podrá modificar en cualquier caso. En este contexto, «forma» hace referencia al tipo de factura (en papel o electrónica) y el «formato» se refiere a la presentación de la factura electrónica. Un ejemplo de modificación del formato puede ser el cambio del modo de presentar la fecha, por ejemplo aaaa/mm/dd en lugar de dd/mm/aa, o el tipo de archivo, como por ejemplo XML.”. Por tanto, corresponde, en cualquier caso, tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo de conservación, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas. Estos métodos o sistemas deberán basarse en los controles de gestión adecuados a la naturaleza de la empresa y sus procedimientos habituales y deben permitir crear una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios. En definitiva, deberá garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido modificadas o manipuladas. Lo anterior deberá entenderse dentro del principio general de libertad de prueba admitido por nuestro ordenamiento jurídico, de tal forma que cada sujeto pasivo podrá determinar los controles y garantías que estime suficientes. Por tanto, en relación con la cuestión planteada, no es necesario conservar las facturas electrónicas recibidas en formato electrónico, podrán ser impresas en papel para su conservación en este formato siempre y cuando el obligado a su conservación pueda garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. Si la factura impresa ha eliminado datos que impiden garantizar la integridad de su contenido, la consultante deberá conservar la factura original de forma que garantice tanto la autenticidad, como la integridad de su contenido y legibilidad en los términos establecidos en el Reglamento de facturación. Del mismo modo, para que las facturas objeto de consulta permitan la deducción del Impuesto soportado, deberán cumplir con los requisitos establecidos reglamentariamente y siempre que, en todo caso, la consultante cumpla todos los requisitos establecidos en el capítulo I del Título VIII de la Ley 37/1992 para ejercer el derecho a deducir. 4.- Por último, debe señalarse que de acuerdo con el artículo 117 de la Ley General Tributaria, corresponde a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, a través de los órganos que desarrollan las funciones de gestión tributaria, el ejercicio de las actuaciones de información y asistencia tributaria y, en concreto, en cuanto a la forma en que debe darse cumplimiento a las obligaciones formales derivadas del Impuesto sobre el Valor Añadido. A estos efectos, podrá contactar con la Agencia Estatal de Administración Tributaria en el teléfono general de información tributaria: 901335533 o a través de su sede electrónica: https://sede.agenciatributaria.gob.es/ 5.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.