Se consulta qué constituye un registro automatizado y auditable para justificar la imposibilidad de comunicar el borrador de albarán de circulación en ventas en ruta. La DGT explica que son sistemas sin intervención humana que registran intentos de comunicación y errores, pero su uso requiere autorización previa de la Oficina Gestora.
Cuestión planteada Cuáles son los “registros automatizados y auditables” a que se refiere el artículo 27.4.b) del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 28 de julio), que hacen prueba de la imposibilidad de haber podido comunicar a la AEAT el borrador del albarán de circulación en el procedimiento de ventas en ruta.
Los registros automatizados y auditables son ficheros informáticos programados con reglas preestablecidas que operan sin intervención humana. Deben registrar con precisión la hora de cada intento de comunicación y los mensajes de error o falta de respuesta de la AEAT. No obstante, su uso para sustituir la comunicación de indisponibilidad requiere la autorización específica de la Oficina Gestora, que determinará si la solicitud está justificada.
Esta consulta establece criterio vinculante para supuestos similares. A continuación, el impacto específico por perfil de contribuyente.
SECRETARÍA DE ESTADO DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTOS Consultas Vinculantes Documento 1 de 1 Documento seleccionado Nº de consulta V2467-19 Órgano SG de Impuestos Especiales y de Tributos sobre el Comercio Exterior Fecha salida 16/09/2019 Normativa Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre, por la que se aprueban las normas de desarrollo de los artículos 27, 101, 102 y 110 del RIE: art. 4 RIE, RD 1165/1995: art. 27.4 Descripción de hechos El Real Decreto 1075/2017, de 29 de diciembre, por el que se modifica, entre otros, el Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, da nueva redacción al artículo 27 del citado Reglamento de los Impuestos Especiales, que regula el procedimiento de ventas en ruta. Cuestión planteada Cuáles son los “registros automatizados y auditables” a que se refiere el artículo 27.4.b) del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 28 de julio), que hacen prueba de la imposibilidad de haber podido comunicar a la AEAT el borrador del albarán de circulación en el procedimiento de ventas en ruta. Contestación completa El artículo 27 del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 28 de julio), en adelante RIE, al regular el procedimiento de ventas en ruta establece un sistema conforme al cual, con carácter previo a una expedición de este tipo, y con una antelación no superior a los siete días naturales anteriores a la fecha de inicio de la circulación, el expedidor debe cumplimentar electrónicamente un borrador de albarán de circulación, y enviarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria para su validación, a través de un sistema informatizado. Para los casos en que se produzca la indisponibilidad de ese sistema informático, el artículo 27.4 del RIE, en su redacción dada por Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, y el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, (BOE del 29 de diciembre) establece lo siguiente: “4. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, el expedidor podrá dar inicio a la circulación de productos sujetos a impuestos especiales en caso de indisponibilidad del sistema informático para presentar electrónicamente el borrador de albarán de circulación a condición de que: a) Los productos vayan acompañados de un albarán que contenga los mismos datos que el borrador de albarán que se debiera haber presentado electrónicamente conforme a la letra b) del apartado 2 de este artículo. b) Comunique la indisponibilidad a la oficina gestora correspondiente al expedidor, antes del inicio de la circulación, por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción de la comunicación, e informe de los motivos y de la duración prevista, si se conoce, de dicha indisponibilidad. No obstante, previa autorización de la oficina gestora, se podrá otorgar el mismo valor que a la comunicación a la tenencia por el expedidor de registros automatizados y auditables que prueben la imposibilidad de haber podido comunicar el borrador del albarán de circulación. En cuanto el sistema vuelva a estar disponible, y a más tardar al siguiente día hábil tras el restablecimiento de la conexión, el expedidor cumplimentará electrónicamente el borrador de albarán de circulación de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 de este artículo y en las disposiciones complementarias y de desarrollo que se establezcan.”. A efectos de lo anterior se aprobó la Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre, por la que se aprueban las normas de desarrollo de lo dispuesto en los artículos 27, 101, 102 y 110 del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 31 de octubre), que recoge las normas de cumplimentación del borrador de albarán de circulación en el procedimiento de ventas en ruta, y las instrucciones para elaborar los mensajes electrónicos de borrador del albarán de circulación, de anulación del borrador del albarán de circulación, y de reintroducción en el establecimiento de productos expedidos por el procedimiento de ventas en ruta. La citada Orden contempla en su artículo 4 el procedimiento a seguir en caso de indisponibilidad del sistema informático de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la comunicación del borrador de albarán de circulación, y señala al respecto: “1. En caso de indisponibilidad del sistema informático para presentar electrónicamente el borrador de albarán de circulación, el expedidor podrá dar inicio a la circulación de productos objeto de impuestos especiales por el procedimiento de ventas en ruta, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: a) Los productos vayan acompañados por un albarán que contenga los mismos datos que el borrador de albarán que se debiera haber presentado electrónicamente. b) Se comunique a la Oficina Gestora correspondiente al expedidor la indisponibilidad del sistema informático para presentar electrónicamente el borrador de albarán de circulación, así como los motivos y duración prevista, si se conoce, de dicha indisponibilidad. No obstante, previa autorización por la Oficina Gestora, se podrá otorgar el mismo valor que a la comunicación referida, a la tenencia por el expedidor de registros automatizados y auditables que prueben la imposibilidad de haber podido comunicar el borrador del albarán de circulación. 2. La comunicación de la indisponibilidad del sistema informático se podrá realizar por cualquier medio que permita tener constancia de que la Oficina Gestora ha recibido dicha comunicación. A estos efectos, podrá utilizarse como medio de comunicación el Registro Electrónico de la AEAT, el fax o el correo electrónico. El expedidor podrá iniciar la circulación una vez comunicada la indisponibilidad del sistema informático, aunque no haya recibido contestación de la oficina Gestora. 3. En cuanto el sistema vuelva a estar disponible, y a más tardar al día siguiente hábil tras el restablecimiento de la conexión, el expedidor cumplimentará electrónicamente el albarán de circulación conforme a las instrucciones recogidas en anexo I.”. Sentado lo anterior, debe tenerse en cuenta que la utilización de un registro automatizado y auditable está prevista en la norma como un sistema excepcional, en el que, por el grado de automatización de los movimientos y operaciones, y el elevado número de documentos comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, todas las comunicaciones y presentación de documentos o información a la Administración se realicen de forma automática por los sistemas informáticos, sin intervención humana. Los registros automatizados y auditables a que se refieren los preceptos anteriormente transcritos estarán por tanto constituidos por ficheros informáticos programados, generados a partir de reglas preestablecidas sin necesidad de que una persona física intervenga en la acción, que sean contrastables en el marco del procedimiento establecido para realizar el suministro electrónico de los datos. Ello requiere que los intentos de comunicación con la AEAT para presentar el borrador de albarán de circulación queden perfectamente registrados en dicho sistema, con indicación de la hora, minuto y segundo de cada intento de comunicación previo al inicio de la circulación con un documento de emergencia. Asimismo, deben quedar perfectamente registrados en el sistema los mensajes informáticos de error de presentación de cada mensaje electrónico por el que se hubiera intentado realizar la presentación del borrador de albarán de circulación, o el mensaje electrónico generado por el propio sistema informático de falta de respuesta por parte de la AEAT. No obstante, cabe destacar que tanto el artículo 27 del RIE, como el artículo 4 de la Orden antes referida, exigen en estos supuestos autorización específica de la Oficina Gestora, por lo que será ésta la que debe determinar en cada caso si las solicitudes están justificadas y se reúnen los requisitos mínimos que garanticen el adecuado control. Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.