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V2187-14 6 août 2014 · SG de Impuestos sobre el Consumo Critère en vigueur
IVA · factura electrónica

Conservation des factures au format électronique et hors d'Espagne : exigences d'intégrité et communication à l'AEAT

Une entreprise s'interroge sur la possibilité d'utiliser un logiciel situé en République tchèque pour traiter et conserver des factures numérisées, en faisant abstraction du support papier. La DGT répond que cela est possible dès lors que l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties, et qu'une conservation hors d'Espagne doit faire l'objet d'une communication préalable auprès de l'AEAT.

La question posée

Cuestión planteada La consultante solicita confirmación de que efectivamente ese sistema garantiza los tres requisitos señalados. Asimismo, se pregunta si es posible archivar tales facturas sin la necesidad de comunicarlo previamente a la AEAT. Por último, se pregunta si es posible destruir las facturas en papel y conservar únicamente la factura escaneada y digitalizada a través del citado software.

La position de la DGT

Los sujetos pasivos deben garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas durante todo el periodo de conservación. Es posible prescindir de los originales en papel mediante digitalización si se cumplen los requisitos de garantía. Si la conservación se realiza fuera de España, es obligatorio comunicar esta circunstancia con carácter previo a la AEAT. La gestión por un tercero en la Unión Europea no requiere comunicación previa, salvo que el tercero esté fuera de la UE o de territorios con asistencia mutua similar.

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