Secrétaire de Conseil (Secretario del Consejo) en Espagne

Le rôle du secrétaire de conseil en Espagne

Le secrétaire de conseil (secretario del consejo) occupe une position distinctive dans la structure de gouvernance des sociétés espagnoles, souvent mal comprise par les investisseurs étrangers. Contrairement au rôle de company secretary au Royaume-Uni ou en Irlande — qui est un dirigeant statutaire aux larges responsabilités de conformité — le secretario del consejo espagnol est principalement un responsable de gouvernance au niveau du conseil, et non une fonction de conformité statutaire pour les petites sociétés.

Ce poste est le plus pertinent pour les sociétés ayant adopté une structure de conseil d’administration (consejo de administración). Les sociétés gérées par un administrateur unique ou des administrateurs solidaires n’ont généralement pas de secrétaire désigné au sens formel, bien que les mêmes fonctions soient exercées de manière informelle.

Types de secrétaire de conseil

Secrétaire-Administrateur (Secretario Consejero)

Un membre du conseil qui exerce également la fonction de secrétaire. C’est courant dans les petites sociétés privées où un administrateur assume ce double rôle.

Secrétaire non-administrateur (Secretario No Consejero)

Une personne — souvent un avocat externe ou un membre de l’équipe juridique interne — qui exerce la fonction de secrétaire sans être membre du conseil. C’est le modèle le plus répandu dans les entreprises de taille moyenne et grande, et la norme pour les SA cotées.

Le secrétaire non-administrateur dispose des mêmes pouvoirs de certification et responsabilités de gouvernance qu’un secrétaire-administrateur, mais ne vote pas sur les décisions du conseil et n’est pas soumis aux obligations fiduciaires d’un administrateur envers la société.

Fonctions principales du secrétaire de conseil

1. Administration des réunions du conseil

Le secrétaire est responsable de :

• L’envoi des convocations aux réunions du conseil conformément aux statuts (convocatoria del consejo)
• La préparation et la diffusion de l’ordre du jour (orden del día)
• L’enregistrement des présences et la vérification du quorum
• La rédaction des procès-verbaux (acta de sesión) pendant la réunion
• La préparation du projet de procès-verbal et sa soumission à approbation lors de la réunion suivante (ou lors de la même réunion si tous les administrateurs y consentent)
• La tenue du registre des procès-verbaux (libro de actas) — l’un des livres sociaux obligatoires qui doit être certifié et tenu en bonne et due forme

2. Certification des décisions du conseil (Certificaciones de Acuerdos)

Il s’agit de l’une des fonctions pratiques les plus importantes du secrétaire. Les tiers — notaires, Registro Mercantil, banques, administrations publiques, contreparties contractuelles — exigent régulièrement une copie certifiée d’une décision du conseil autorisant un acte spécifique (signature d’un contrat, octroi d’une procuration, ouverture d’un compte bancaire, réalisation d’une opération sociale).

Le certificat est signé par le secrétaire et contresigné par le président, et atteste que la décision spécifiée a été adoptée lors d’une réunion valablement convoquée avec le quorum et la majorité requis. Les notaires s’appuient fortement sur ces certificats et peuvent refuser de procéder à un acte sans eux.

3. Livres et registres sociaux

Le secrétaire est chargé de veiller à la bonne tenue des livres sociaux obligatoires :

• Registre des procès-verbaux (libro de actas) : Enregistrement de toutes les décisions des assemblées générales et des réunions du conseil
• Registre des associés/membres (libro registro de socios) : Pour une SL, le registre définitif des titulaires de participations. Les changements de propriété doivent y être enregistrés.
• Registre des obligations (libro registro de obligaciones) : Le cas échéant.

Les livres sociaux doivent être légalisés annuellement au Registro Mercantil par voie électronique.

4. Relations avec le Registro Mercantil

Le secrétaire (ou les administrateurs sous la direction du secrétaire) doit veiller à ce que tous les événements inscriptibles soient déposés au Registro Mercantil dans les délais requis :

• Comptes annuels (dans les 30 jours suivant leur approbation en assemblée générale, laquelle doit intervenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice)
• Nominations, démissions et renouvellements d’administrateurs
• Augmentations et réductions de capital
• Modifications des statuts
• Fusions, scissions et autres restructurations
• Procurations

Le défaut de dépôt des comptes annuels entraîne des amendes du registre et la fermeture du dossier registral de la société (cierre registral), empêchant toute nouvelle inscription jusqu’à régularisation.

5. Conseil en gouvernance d’entreprise

Dans les grandes sociétés, le secrétaire (généralement un avocat externe ou interne) conseille le conseil sur :

• Les obligations des administrateurs au titre de la LSC
• La déclaration et la gestion des conflits d’intérêts
• Les exigences de gouvernance applicables aux transactions avec des parties liées
• La réglementation CNMV (pour les sociétés cotées)
• Les évolutions du droit des sociétés affectant les obligations du conseil
• La gestion des documents et informations en préparation des inspections ou procédures

Services de secrétariat pour les filiales à capitaux étrangers

Les sociétés étrangères opérant en Espagne via une filiale ne disposent souvent pas des ressources ou du besoin d’un secrétaire de conseil à temps plein. La solution consiste en des services de secrétariat externalisés fournis par des cabinets juridiques ou des prestataires spécialisés.

Un service de secrétariat externalisé type comprend :

• La légalisation annuelle des livres sociaux au Registro Mercantil
• Le dépôt des comptes annuels
• La rédaction des procès-verbaux des assemblées et réunions du conseil ordinaires
• La préparation des documents de certification pour les transactions notariales
• La tenue du registre des participations
• Le suivi des mandats des administrateurs et des délais de renouvellement
• La gestion du calendrier social (approbation des comptes annuels, délais de dépôt fiscal, délais de dépôt au registre)

Ce modèle fournit un support professionnel en matière de gouvernance sans le coût d’une ressource interne à temps plein.

Responsabilité du secrétaire de conseil

Le secrétaire de conseil est tenu d’obligations envers la société et le conseil, mais n’est pas un administrateur et n’est pas soumis aux mêmes obligations fiduciaires. Cependant, un secrétaire qui émet délibérément de fausses certifications, omet de tenir les livres sociaux au préjudice de tiers, ou agit avec négligence dans l’exercice de ses fonctions professionnelles peut engager sa responsabilité professionnelle (civile et disciplinaire) et, dans les cas extrêmes, sa responsabilité pénale pour falsification de documents.

Questions fréquentes

Un secrétaire de conseil est-il légalement obligatoire pour toutes les sociétés espagnoles ? Un secrétaire de conseil formel n’est légalement obligatoire que pour les sociétés dotées d’un conseil d’administration (consejo de administración). Les sociétés avec un administrateur unique ou des administrateurs solidaires n’ont pas d’obligation légale de secrétaire, bien que les mêmes fonctions de gouvernance doivent être assurées.

Un ressortissant étranger peut-il être secrétaire de conseil en Espagne ? Oui. Il n’existe aucune exigence de nationalité ou de résidence pour la fonction de secrétaire de conseil. Cependant, le secrétaire doit disposer d’une connaissance suffisante du droit des sociétés espagnol et des procédures du Registro Mercantil pour exercer efficacement ses fonctions.

Le secrétaire de conseil doit-il être avocat ? Non, il n’existe aucune obligation légale que le secrétaire soit un avocat qualifié. Cependant, compte tenu de la complexité juridique des fonctions (certification des résolutions, conseil sur les obligations des administrateurs, gestion des dépôts au registre), les avocats qualifiés sont la norme en pratique professionnelle.

Qu’est-ce qu’un « vicesecretario » ? Les sociétés peuvent nommer un vicesecretario — un secrétaire adjoint qui agit en l’absence du secrétaire principal. C’est courant dans les grandes sociétés ou les cabinets juridiques où le secrétaire principal peut être indisponible pour une transaction donnée.

À quelle fréquence les livres sociaux doivent-ils être légalisés ? Les livres sociaux obligatoires (registre des procès-verbaux, registre des membres) doivent être légalisés au Registro Mercantil chaque année, après la clôture de l’exercice comptable auquel ils correspondent. La légalisation électronique via la plateforme en ligne du registre est désormais la norme.

Comment BMC peut vous aider

Nous fournissons des services de secrétariat social externalisés pour les filiales espagnoles de groupes étrangers : tenue des livres sociaux, dépôt des comptes annuels et des notifications réglementaires, émission de certifications du conseil, et conseil aux administrateurs sur leurs obligations permanentes de gouvernance et de conformité.