Plus de 200 entités sous gestion — 100 % de conformité au registre, zéro pénalité

L'administration des entités corporatives en Espagne englobe la gestion continue des obligations de conformité légale imposées à toutes les sociétés immatriculées en vertu de la Ley de Sociedades de Capital (Décret Législatif Royal 1/2010), incluant la préparation et le dépôt des comptes annuels au Registro Mercantil, la convocation de l'assemblée générale annuelle, la légalisation des livres corporatifs, la tenue du registre des bénéficiaires effectifs en vertu des réglementations anti-blanchiment (loi 10/2010), et l'inscription de tout changement structurel tel que les augmentations de capital ou les nominations de dirigeants.

L’administration des entités est une discipline qui exige précision, cohérence et connaissance réglementaire à jour. Notre équipe veille à ce que chaque entité de votre groupe remplisse ses obligations formelles sans que vous ayez à vous soucier des échéances ou de la paperasserie.

Le risque silencieux d’une mauvaise gestion des entités pour les groupes d’entreprises

Les groupes d’entreprises comptant trois sociétés ou plus accumulent généralement silencieusement un inventaire croissant de lacunes de conformité formelle : comptes annuels non déposés (ce qui génère la fermeture de la feuille d’inscription et empêche toute inscription ultérieure), livres corporatifs non légalisés pendant deux ou trois exercices, procès-verbaux d’assemblées générales mal rédigés pouvant être contestés par des actionnaires dissidents, ou bénéficiaires effectifs non déclarés. Ces problèmes ne génèrent aucune conséquence visible jusqu’à ce que la société se retrouve face à une transaction d’entreprise, une inspection fiscale ou une demande de financement.

Notre méthodologie d’administration des entités

Nous gérons le calendrier complet de gouvernance corporative pour chaque entité, selon un modèle basé sur la prévention et le calendrier. Au début de chaque exercice social nous définissons le plan corporatif annuel : date de l’assemblée générale ordinaire (dans les six premiers mois de l’exercice), délai de dépôt des comptes (avant le 30 juillet), légalisation des livres et toute opération extraordinaire planifiée.

Ce qu’inclut notre service d’administration des entités

Le service couvre un audit initial de la situation au registre et de la position corporative de toutes les entités du groupe, la régularisation des carences identifiées, un calendrier corporatif annuel avec les échéances des obligations, la gestion de l’assemblée générale annuelle ordinaire, le dépôt des comptes annuels avant le 30 juillet, la légalisation annuelle des livres, la tenue du registre des associés, la gestion du registre des bénéficiaires effectifs, le siège social avec réception des notifications, et pour les groupes multi-juridictions la coordination avec des correspondants au Portugal, à Gibraltar et dans d’autres pays européens.

Résultats concrets en administration des entités

Nos clients disposant de groupes de trois à dix sociétés éliminent tout risque de fermeture de feuille d’inscription dès la première année de service. Le temps que les dirigeants ou associés consacrent à gérer les obligations corporatives tombe à zéro : plus besoin de mémoriser les échéances, de coordonner avec les notaires ou de préparer la documentation. Dans les processus de Due Diligence et de financement bancaire, le fait de disposer de la documentation corporative en ordre — que nous pouvons fournir en 48 heures — élimine l’une des principales sources de retard.