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V0634-19 25 de marzo de 2019 · SG de Impuestos Especiales y de Tributos sobre el Comercio Exterior Criterio vigente
OTRO · impuestos especiales

Se permite la formalización y el archivo de notas de entrega en formato electrónico

Un almacén fiscal de hidrocarburos consulta si puede emitir notas de entrega mediante dispositivos electrónicos y si es obligatorio el soporte papel. La DGT responde que es posible utilizar soporte electrónico siempre que se contengan los datos mínimos exigidos.

La cuestión planteada

Si es posible realizar dicha operativa y firmar digitalmente los ejemplares de las notas de entrega a través de una tablet o dispositivo electrónico, y si es obligatorio disponer del ejemplar de las notas de entrega en formato papel o se admite su almacenamiento y archivo en formato digital.

El criterio de la DGT

Las notas de entrega expedidas en soporte documental o electrónico se consideran ajustadas a los modelos aprobados si contienen, como mínimo, los mismos datos e información que los anexos de la Orden HAC/1147/2018. Por tanto, no hay inconveniente en formalizar y conservar la nota de entrega en formato electrónico.

Implicaciones prácticas

  • La formalización de notas de entrega mediante dispositivos electrónicos como tablets es válida.
  • El archivo y conservación de las notas de entrega puede realizarse exclusivamente en formato digital.
  • La validez del soporte electrónico queda supeditada al cumplimiento de los requisitos de información de la Orden HAC/1147/2018.

Puntos de planificación

  • Valorar la transición de procesos de firma manual a firma digital en dispositivos móviles.
  • Evaluar la adecuación de los sistemas de almacenamiento digital para cumplir con la conservación documental.

Checklist

  • Verificar que las notas de entrega electrónicas incluyan todos los datos exigidos por la Orden HAC/1147/2018.
  • Comprobar la capacidad de recuperación y lectura de los archivos digitales almacenados.
  • Asegurar que el sistema de firma electrónica en dispositivos sea compatible con la normativa vigente.
  • Validar que el contenido de la nota electrónica sea idéntico al requerido para los modelos aprobados.

Por qué importa

Esta consulta establece criterio vinculante para supuestos similares. A continuación, el impacto específico por perfil de contribuyente.

Texto íntegro de la consulta (fuente: DGT)

SECRETARÍA DE ESTADO DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTOS Consultas Vinculantes Documento 1 de 1 Documento seleccionado Nº de consulta V0634-19 Órgano SG de Impuestos Especiales y de Tributos sobre el Comercio Exterior Fecha salida 25/03/2019 Normativa Art. 27 RIE; Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre. Descripción de hechos Almacén fiscal de hidrocarburos, que dispone de un sistema informático para la expedición de albaranes de circulación y de notas de entrega para las ventas en ruta. En el momento de la entrega del producto, el vehículo que realiza la venta expide y cumplimenta las notas de entrega digitalmente permitiendo firmar al adquirente en una “tablet” o dispositivo electrónico dicho documento. El ejemplar así firmado queda en poder del establecimiento, pudiendo ser almacenado en formato papel o en formato digital, siempre disponible para la intervención. Cuestión planteada Si es posible realizar dicha operativa y firmar digitalmente los ejemplares de las notas de entrega a través de una tablet o dispositivo electrónico, y si es obligatorio disponer del ejemplar de las notas de entrega en formato papel o se admite su almacenamiento y archivo en formato digital. Contestación completa La Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre, por la que se aprueban las normas de desarrollo de lo dispuesto en los artículos 27, 101, 102 y 110 del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 28 de julio), aprueba las normas de cumplimentación de los mensajes relativos al albarán de circulación y los modelos de notas de entrega relativos al procedimiento de ventas en ruta a que se refiere el artículo 27 del Reglamento de Impuestos Especiales. La citada Orden, que dedica su artículo segundo a la aprobación de los modelos de notas de entrega expedidas con cargo al albarán de circulación en los suministros de productos objeto de los Impuestos Especiales de Fabricación en dicho procedimiento de ventas en ruta, dispone al respecto lo siguiente: “A efectos de lo dispuesto en el artículo 27 del Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, se aprueban los Modelos de notas de entrega expedidas con cargo al albarán de circulación en los suministros de productos objeto de los Impuestos Especiales por el procedimiento de ventas en ruta, que se acompañan como anexo II, anexo III y anexo IV. Se considerarán ajustadas al Modelo aprobado en anexos II, III y IV de la presente Orden las notas de entrega expedidas en soporte documental o electrónico, que contengan, como mínimo, los mismos datos e información que los recogidos en los mencionados anexos.”. Por tanto, no existe inconveniente alguno en formalizar y conservar la nota de entrega en formato electrónico, siempre y cuando en el archivo se recojan, como mínimo, los mismos datos e información que los detallados en los anexos que contienen los Modelos aprobados al efecto. Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

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