In Spanien einstellen — ohne kostspielige Fehler bei der Gesellschaftsgründung
Expansion nach Spanien? BMC hilft ausländischen Unternehmen, ihren ersten spanischen Mitarbeiter rechtlich korrekt einzustellen — von der Gesellschaftsgründung oder EOR-Bewertung bis zu Gehaltsabrechnung, Verträgen und vollständiger Arbeitsrechts-Compliance.
Ersten Mitarbeiter in Spanien einstellen- REAF
- ICAM
- 5 Standorte in Spanien
- 25+ Jahre
- 30+ Jurisdiktionen
Das Problem
Spanien ist eine der rechtlich komplexesten Jurisdiktionen Europas für Beschäftigung. Der Arbeitsrechtsrahmen wird nicht nur durch das Estatuto de los Trabajadores (Arbeitnehmerstatut) geprägt, sondern durch bis zu 250 sektorspezifische Tarifverträge (Convenios Colectivos), die jeweils eigene Mindestgehälter, Urlaubsansprüche, Kündigungsfristen und Beendigungsbedingungen haben. Ein ausländisches Unternehmen, das einen spanischen Mitarbeiter einstellt, ohne zu verstehen, welcher Convenio gilt, welche Pflichtleistungen erforderlich sind und wie die Sozialversicherungsregistrierung funktioniert, verstößt schnell gegen das Gesetz — manchmal ohne es zu merken. Die Frage, wie man in Spanien einstellt — über eine lokale Gesellschaft, eine Zweigniederlassung, einen EOR oder eine andere Struktur — ist selbst eine strategische Entscheidung mit erheblichen steuerlichen und haftungsrechtlichen Implikationen. Viele internationale Unternehmen treffen diese Wahl nur aufgrund der Kosten und entdecken später, dass sie eine Betriebsstätte in Spanien geschaffen, unerwartete Steuerpflichten ausgelöst oder eine Struktur aufgebaut haben, die schwer aufzulösen ist. Das Fundament von Beginn an richtig zu legen, ist weitaus wichtiger als einige hundert Euro an professioneller Beratung einzusparen.
Unsere Lösung
BMC begleitet ausländische Unternehmen durch jeden Schritt des spanischen Einstellungsprozesses. Wir beurteilen die richtige Rechtsstruktur für Ihre Situation — Zweigniederlassung, Tochtergesellschaft, EOR oder Repräsentanzbüro — gründen die gewählte Gesellschaft, entwerfen Arbeitsverträge entsprechend dem anwendbaren Convenio Colectivo, registrieren das Unternehmen und den Mitarbeiter bei der Seguridad Social und verwalten die monatliche Gehaltsabrechnung sowie die laufende HR-Compliance. Wir sind kein EOR, sondern gründen die lokale Gesellschaft, die Sie zum Arbeitgeber macht — mit voller Kontrolle in Ihren Händen.
Wie wir vorgehen
Strukturbewertung und Gesellschaftsauswahl
Wir analysieren Ihre geplante Mitarbeiterzahl, die Geschäftstätigkeit, die Steuerposition und die erwartete Dauer der Präsenz in Spanien, um die optimale Struktur zu empfehlen. Für ein bis zwei Mitarbeiter auf kurze Sicht kann eine Zweigniederlassung (Sucursal) ausreichen. Für größere Teams oder wo Haftungstrennung wichtig ist, ist eine Tochtergesellschaft (typischerweise eine SL — Sociedad Limitada) in der Regel vorzuziehen. Wir vergleichen Kosten und Zeitrahmen jeder Option, bevor Sie sich festlegen.
Gesellschaftsgründung und Registrierung
Wir übernehmen den vollständigen Gründungsprozess: notarielle Beurkundung, Eintragung ins Handelsregister, AEAT-Zensusregistrierung und Arbeitgeberregistrierung bei der Sozialversicherung. Eine spanische SL kann in 10-15 Arbeitstagen mit vollständigen Unterlagen gegründet werden. Wir erhalten Ihre Unternehmens-NIF (Steueridentifikationsnummer) und registrieren das Arbeitgeberkonto bei der Seguridad Social (Código de Cuenta de Cotización).
Arbeitsvertragsentwurf
Wir entwerfen Arbeitsverträge, die dem anwendbaren Convenio Colectivo für Ihren Sektor entsprechen, alle Pflichtklauseln des Estatuto de los Trabajadores beinhalten und die von Ihnen gewünschten verbesserten Bedingungen widerspiegeln. Wir beraten zu Vertragsart (unbefristet, befristet, Teilzeit, projektbasiert), Probezeit, Wettbewerbsverbotsklauseln und Datenschutzbestimmungen.
Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und laufende Compliance
Wir führen die monatliche Gehaltsabrechnung durch, berechnen die Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verwalten die 14 Pflichtlohnperioden (12 Monatszahlungen plus zwei Sonderzahlungen) und reichen monatliche Sozialversicherungsmeldungen über das Sistema RED ein. Wir übernehmen auch die jährlichen Einkommenssteuerbescheinigungen, Arbeitszeitplaneinreichungen und alle Änderungen des Beschäftigungsstatus — Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Abwesenheiten oder Kündigungen.
Wir sind ein US-Softwareunternehmen und haben unseren ersten spanischen Ingenieur eingestellt, ohne wirklich zu verstehen, worauf wir uns einlassen. BMC hat die Gesellschaft, den Vertrag und die Sozialversicherung geregelt — alles. Zwölf Monate später haben wir vier Mitarbeiter in Spanien und alles läuft reibungslos. Ich möchte mir nicht vorstellen, was passiert wäre, wenn wir es selbst versucht hätten.
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EOR vs. Zweigniederlassung vs. Tochtergesellschaft: welche Struktur wann verwenden
Ausländische Unternehmen, die ihre erste Einstellung in Spanien planen, stehen vor einer strukturellen Entscheidung mit dauerhaften Kosten-, Steuer- und Haftungsimplikationen. Hier ist ein ehrlicher Vergleich der drei Hauptoptionen:
Employer of Record (EOR): Ein Drittanbieter-EOR beschäftigt den Arbeitnehmer in Spanien in Ihrem Namen rechtlich. Sie leiten die Arbeit; der EOR übernimmt Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und Compliance. Geschwindigkeit ist der Hauptvorteil — in Tagen statt Wochen betriebsbereit, ohne Gesellschaftsgründung. Die Kosten sind erheblich: EOR-Gebühren addieren typischerweise 15-25% zu den Gesamtbeschäftigungskosten, was bedeutet, dass Sie dauerhaft einen erheblichen Aufschlag zahlen. Das Modell schafft auch eine Dreiecksarbeitsverhältnis, das IP-Eigentum, Managementkontrolle und Mitarbeiterloyalität komplizieren kann. EORs eignen sich für ein bis drei Einstellungen bei der Marktvalidierung oder für echte Kurzzeitaufgaben (unter 12 Monate).
Zweigniederlassung (Sucursal): Eine Zweigniederlassung ist eine Erweiterung des ausländischen Mutterunternehmens, keine separate juristische Person. Sie ist schneller und günstiger zu gründen als eine Tochtergesellschaft, aber die Mutter haftet unbeschränkt für alle Verpflichtungen der Zweigniederlassung. Kritischer: Eine Zweigniederlassung schafft fast immer eine Betriebsstätte für körperschaftsteuerliche Zwecke in Spanien, was bedeutet, dass die spanische Körperschaftsteuer auf der Zweigniederlassung zurechenbare Gewinne gilt. Nützlich für sehr begrenzte, definierte Aktivitäten; problematisch für den Aufbau eines echten Teams.
Spanische Tochtergesellschaft (SL — Sociedad Limitada): Das häufigste Vehikel für ausländische Unternehmen, die eine dauerhafte Präsenz aufbauen. Mindestkapital 3.000 Euro. Sie bietet vollständige Haftungstrennung vom Mutterunternehmen, ist die Struktur, die spanische Mitarbeiter und Kunden kennen, und bietet maximale Wachstumsflexibilität. Gründung dauert 10-20 Arbeitstage.
Praktische Regel: EOR für 1-3 Mitarbeiter oder Markttest unter 12 Monaten; Tochtergesellschaft für alles, was dauerhaft sein soll oder 4+ Einstellungen umfasst.
Wesentliche spanische Arbeitsrechtsgrundlagen für jeden ausländischen Arbeitgeber
Spaniens Arbeitsrechtsrahmen basiert auf dem Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), der absolute Mindeststandards festlegt: 40 Stunden pro Woche (1.826 pro Jahr), 30 Kalendertage bezahlten Urlaubs (entspricht 22 Arbeitstagen) und definierte Kündigungsrechte. Diese Mindeststandards können nicht vertraglich wegbedungen werden, unabhängig davon, was der Arbeitsvertrag besagt.
Über dem Estatuto liegen die Convenios Colectivos — sektorale Tarifverträge. Es gibt ca. 250 aktive Sektortarifverträge in Spanien. Der IT-Sektor-Convenio, der Beratungssektor-Convenio und der Einzelhandelssektor-Convenio schreiben jeweils unterschiedliche Mindestgehälter nach Berufsgruppe, unterschiedliche Urlaubsansprüche und unterschiedliche Regeln für Überstunden und Kündigungsfristen vor. Ein ausländischer Arbeitgeber, der den anwendbaren Convenio ignoriert, bezahlt spanische Mitarbeiter oft versehentlich zu wenig und schafft damit eine wachsende unbezahlte Verbindlichkeit, die Jahre später bei einer Arbeitsinspektionskontrolle auftauchen kann.
Seit der Arbeitsreform 2022 ist der Standardarbeitsvertrag unbefristet (Indefinido). Befristete Verträge sind nun auf echte vorübergehende Umstände beschränkt.
Arbeitgeberkostenübersicht: die echten Zahlen
Am häufigsten überrascht ausländische Unternehmen die wahren Kosten eines spanischen Mitarbeiters. Anhand eines monatlichen Bruttogehalts von 4.000 Euro als Beispiel:
| Kostenelement | Monatlicher Betrag |
|---|---|
| Bruttogehalt (12 Monate) | 4.000 Euro |
| 14. Lohnperiode (monatlich anteilig) | 667 Euro |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (~30,5%) | 1.420 Euro |
| Gesamte monatliche Arbeitgeberkosten | ~6.087 Euro |
Die 14 Lohnperioden entstehen aus zwei Sonderzahlungen — typischerweise im Juni und Dezember — die die meisten Convenios vorschreiben. Dies sind keine freiwilligen Boni; sie sind gesetzliche Mindestansprüche. Praktische Faustregel: Budgetieren Sie 145% des monatlichen Bruttogehalts als wahre jährliche Arbeitgeberkosten pro Kopf.
Fernarbeits-Verpflichtungen nach dem Ley de Trabajo a Distancia
Spaniens Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021) gilt für jeden Mitarbeiter, der mehr als 30% seiner Zeit über einen dreimonatigen Referenzzeitraum remote arbeitet. Die Verpflichtungen gelten unabhängig davon, wo der Arbeitgeber ansässig ist:
- Eine schriftliche Remote-Arbeitsvereinbarung muss vor Beginn der Regelung unterzeichnet werden und Folgendes abdecken: Arbeitszeitplan, Arbeitsort, Kostenerstattung und Arbeitsschutzbestimmungen.
- Der Arbeitgeber muss die notwendige Ausstattung bereitstellen oder den Mitarbeiter für die Nutzung eigener Geräte entschädigen.
- Der Mitarbeiter behält das Recht, zur Büroarbeit zurückzukehren; Remote-Regelungen können nicht einseitig aufgezwungen werden.
Für ausländische Unternehmen mit spanischen Remote-Mitarbeitern ist die Nichteinhaltung eine Arbeitsstraftat, die zu Bußgeldern und Nachzahlungen führen kann.
Häufig gestellte Fragen
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