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V2893-16 22 June 2016 · SG de Tributos Criterion in force
IS · deducibilidad de gastos

Whether photos of invoices suffice as proof of expenses depends on the Administration's assessment

A company has enquired whether photographs of invoices and documents taken with mobile phones and stored digitally are valid proof of expenses. The Directorate General for Taxes (DGT) indicates that deductibility depends on meeting the requirements for registration, accrual, and justification, and that the sufficiency of such images is a matter of fact to be assessed by the Tax Administration.

The question raised

Cuestión planteada ¿Se consideran dichos archivos informáticos alojados en su sistema informático prueba justificativa de los gastos realizados por la consultante?

The DGT's ruling

Para que los gastos sean deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, deben ser ciertos y cumplir con la inscripción contable, el devengo, la correlación de ingresos y gastos y la justificación documental. En cuanto a la conservación de facturas en formato electrónico, se debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. La valoración de si las fotografías mencionadas constituyen un medio de prueba suficiente para acreditar el gasto es una cuestión de hecho que corresponde a los órganos de comprobación de la Administración.

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