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V2665-16 14 June 2016 · SG de Impuestos sobre el Consumo Criterion in force
IVA · factura electrónica

Electronic invoices in PDF format with advanced electronic signatures may be issued and preserved

A company has enquired whether its electronic invoicing system, which uses PDF files with advanced electronic signatures sent via email or a portal, is compliant. The Directorate-General for Tax (DGT) has ruled that such a system is valid provided it guarantees the authenticity, integrity, and legibility of the invoices.

The question raised

Se cuestiona acerca de la adecuación de los sistemas descritos para la expedición y remisión de la factura al Reglamento de Facturación.

The DGT's ruling

Las facturas electrónicas pueden expedirse por cualquier medio que garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. La autenticidad e integridad pueden garantizarse mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable. La validación previa del sistema ante la AEAT es potestativa y no condiciona su uso. La conservación electrónica debe asegurar la legibilidad en el formato original y permitir el acceso de la Administración sin demora.

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