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V2665-16 14 June 2016 · SG de Impuestos sobre el Consumo Criterion in force
IVA · factura electrónica

Electronic invoices in PDF format with advanced electronic signatures may be issued and preserved

A company has enquired whether its electronic invoicing system, which uses PDF files with advanced electronic signatures sent via email or a portal, is compliant. The Directorate-General for Tax (DGT) has ruled that such a system is valid provided it guarantees the authenticity, integrity, and legibility of the invoices.

The question raised

Cuestión planteada Se cuestiona acerca de la adecuación de los sistemas descritos para la expedición y remisión de la factura al Reglamento de Facturación.

The DGT's ruling

Las facturas electrónicas pueden expedirse por cualquier medio que garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. La autenticidad e integridad pueden garantizarse mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable. La validación previa del sistema ante la AEAT es potestativa y no condiciona su uso. La conservación electrónica debe asegurar la legibilidad en el formato original y permitir el acceso de la Administración sin demora.

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