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V2502-19 17 September 2019 · SG de Impuestos sobre el Consumo Criterion in force
IVA · factura electrónica

PDF invoices received via email can be kept without paper copies

A company inquired whether invoices received as PDF attachments via email qualify as electronic invoices and how they should be stored. The Directorate General for Tax (DGT) ruled that invoices received in electronic format are indeed electronic invoices and may be stored digitally without a paper copy, provided that their authenticity, integrity, and legibility are guaranteed.

The question raised

Cuestión planteada Se plantea las siguientes cuestiones:

The DGT's ruling

Las facturas recibidas en formato PDF por correo electrónico tienen la consideración de factura electrónica al haber sido expedidas y recibidas en dicho formato. La conservación de facturas y otros documentos puede realizarse por medios electrónicos sin necesidad de mantener una copia en papel, siempre que el método garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad. El sujeto pasivo puede utilizar sus propios controles de gestión para asegurar estos requisitos, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable.

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