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V2176-22 17 October 2022 · SG de Impuestos sobre el Consumo Criterion in force
IVA · conservación de facturas

Digitising paper invoices is valid provided integrity and legibility are guaranteed

The applicant inquired whether using software to digitise paper invoices via photography is permissible. The DGT ruled that electronic storage is valid as long as the authenticity, integrity, and legibility of the documents are guaranteed.

The question raised

Cuestión planteada Procedencia del sistema de conservación de facturas recibidas indicado en el cuerpo de consulta.

The DGT's ruling

La conservación de facturas recibidas en papel mediante digitalización es válida si el medio elegido garantiza la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. No es necesario conservar una copia en papel de las facturas que hayan sido objeto de digitación para su conservación electrónica. Los medios de digitalización deben permitir el acceso a la Administración tributaria sin demora y cumplir con los requisitos de garantía establecidos en el Reglamento de facturación.

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